NORMATIVIDAD:

La siguiente información suministrará un compilado ordenado y actualizado de la normatividad existente en materia archivística a nivel nacional.

Para mayor información consultar:

 

https://normativa.archivogeneral.gov.co/

 

NORMATIVIDAD DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

 

 

Constitución Política de Colombia de 1991. Asamblea Nacional Constituyente. Arts. 15, 23, 63, 70, 71, 72, 74

LEYES

 

Ley 527 de 1999. "Por medio del cual se define y se reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

 

Ley 594 de 2000.Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

 

Ley 734 de 2002.Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Art. 34 Deberes de todo servidor público, numerales 1, 5, 22; Art. 35 Prohibiciones, numerales 8, 13, 21.

 

Ley 1437 de 2011.Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Arts. 5, 7, 8, 9, 13, 14, 20, 22, 53 – 64.

 

Ley 1712 de 2014.Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. Art. 1, 2, 3, 4, 5, 6 Literal i, Arts. 16,24, 25, 26.

 

DECRETOS

 

Decreto 2649 de 1993.Congreso dela República. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

 

Decreto 514 de 2006. Alcaldía Mayor de Bogotá. Por la cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.

 

Decreto 619 de 2007. Alcaldía Mayor de Bogotá. "Por la cual se establece la Estrategia de Gobierno Electrónico de los organismos y de las entidades de Bogotá".

 

Decreto 2578 de 2012. Congreso de la República. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los Archivos del Estado.  

 

Decreto 0103 de 2015. Congreso de la República. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.

 

Decreto 106 de 2015. Congreso de la República. Por la cual se reglamenta el Título VII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección y vigilancia y control a los archivos de las Entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones.

 

Decreto 1080 de 2015. Congreso de la República. "Por el cual se expide el Decreto Único reglamentario del Sector Cultura." 

 

Directiva Presidencial 04 de 2012. Presidencia de la República. "Eficiencia administrativa y lineamientos de la política del cero papel en la administración pública.

 

Decreto 828 de 2018." Alcaldía Mayor de Bogotá. Por el cual se regula el Sistema Distrital de Archivos y se dictan otras disposiciones".

 

ACUERDOS

 

Acuerdo 07 de 1994. Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia.Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.

 

Acuerdo 015 de 1994 Rectoría UDFJC."Por el cual se reestructura la Secretaria General de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas."

 

Acuerdo 011 de 1996.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Criterios de conservación y organización de documentos.

 

Acuerdo 012 de 1995 de.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Por la cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos". Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría.

 

Acuerdo 048 de 2000.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 "conservación de documentos", del reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental.

 

Acuerdo 049 de 2000.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Desarrolla el artículo 7 "conservación de documentos" del reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".

 

 Acuerdo 050 de 2000.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Desarrolla el artículo 64 del título VII "conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre "Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo".

 

Acuerdo 060 de 2001 Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia.Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

 

Acuerdo 037 de 2002 Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia.Por la cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósitos, custodia, organización, reprografía y conservación. 

 

Acuerdo 038 de 2002.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Desarrolla el artículo 15 de la ley 594 de 2000. Que el artículo 15 de la ley 594 de 2000 establece que los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariado, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

 

Acuerdo 42 de 2002.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley general de archivos 594 de 2000.

 

Acuerdo 02 de 2004.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Establece los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.

 

 

Acuerdo 04 de 2013 Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento

 

Acuerdo 005 de 2013.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.

 

Acuerdo 002 de 2014.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

 

Acuerdo 07 de 2014.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. Se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones.

 

Acuerdo 08 de 2014.Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demásprocesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la ley 594 de 2000".

 

Acuerdo 03 de 2015Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia."Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del estado en cuanto a la gestión documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011. Se reglamenta el artículo 21 de la Ley 294 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012".

 

Acuerdo 09 de 2018 Consejo Superior Universitario UDFJC. "Por medio del cual se adopta el Plan Estratégico de Desarrollo 2018-2030 de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas"

 

 

Acuerdo 04 de 2019 Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia."Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación, convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series y Subseries – RUSD de las Tablas de Retención Documental-TRD y Tablas de Valoración Documental-TVD."

 

RESOLUCIONES

 

Resolución 214 de 2014.Rectoría UDFJC. Por la cual se crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo, SIGA-UD y se modifica la composición y funciones del Comité de Archivo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

 

Resolución 177 de 2016.Rectoría UDFJC. Por la cual se adopta el Manual para la Organización de los Archivos de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

 

CIRCULARES

 

Circular 02 de 2010 de COINFO-Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de la Información Para la Administración Pública. Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de Gestión Documental ORFEO.

 

Circular 04 de 2010 de COINFO-Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de la Información Para la Administración Pública. "Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos".

 

Circular 01 de 2012 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. - Dirección Archivo de Bogotá. Cumplimiento normas sobre gestión documental y archivos.

 

Circular 01 de 2012 del Archivo General de la Nación. Competencias del personal encargado del manejo documental y archivístico de las Entidades Públicas y Privadas que cumplen funciones públicas e inscripción de proyectos archivísticos en los planes de desarrollo.

 

Circular 05 de 2012 Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia.Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa del cero papel.

 

Circular 01 de 2013 Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia.  Directrices para el cumplimiento e implementación del Decreto 2578 de 2012.

 

Circular 01 de 2014 Consejo Directivo Del Archivo General De La Nación De Colombia. "Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013.

 

NORMATIVA INTERNA UDF-JC

 

Resolución No. 066 de 1994. "Por el cual se integra el Comité de Archivo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas".

 

Resolución No.214 de 2014. "Por la cual se crea el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo, SIGA-UD, y se modifica la composición y funciones del Comité de Archivo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas."

 

Resolución No.177 de 2016. Por el cual se adopta el Manual para la organización de los Archivos de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

 

Resolución No.163 de 2019. "Por el cual se ajusta el Sistema de Gestión de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas-SIGUD, se implementa el Modelo de Integración de Planeación y Gestión-MIPG, como marco de referencia, y se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y se corrige la Resolución No.163 de mayo 9 de 2019".  

 

Resolución 153 de 2019. "Por el cual se aprueban las Tablas de Retención Documental de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y se dispone su implementación."

 

NORMAS TÉCNICAS

 

ISO 15489-2 de 2001. Organización Internacional de Normalización ISO. Una guía para la gestión de los documentos de archivos

 

ISO 15489-1 2002. Organización Internacional de Normalización. Organización y documentación. Gestión de documentos. Parte 2: Guía

 

ISO 14721 DE 2003. Organización Internacional de Normalización.Sistema de Información de Archivo Abierto (OAIS): Luces y sombras de un modelo de referencia.

 

UNE-ISO 26122 DE 2008. Organización Internacional de Normalización. Información y documentación. Análisis de procesos de trabajo para registros.

 

ISO 13028 DE 2010. Organización Internacional de Normalización. Información y Documentación. Directrices de Implementación para la Digitalización de Documentos. 

 

ISO  16175 DE 2011. Organización Internacional de Normalización. Sobre Gestión de Documentos en Oficinas Electrónicas: Alcance y Limitaciones.

 

ISO 19005-2 DE 2011. Organización Internacional de Normalización.La gestión de documentos-formato de archivo de documento electrónico para la conservación a largo plazo.

 

ISO 13008 DE 2012.Organización Internacional de Normalización. Información y Documentación. Proceso de conversión y migración de registros digitales.

 

ISO 15801 DE 2012.Organización internacional de normalización. Gestión de documentos. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones para la integridad y la fiabilidad. 

 

ISO 5985 DE 2013. Organización internacional de normalización. Información y Documentación. Directrices de implementación para la digitalización de documentos.

 

ISO 30300 DE 2013. Organización internacional de normalización. Información y documentación. Sistemas de gestión para registros. Fundamentos y vocabulario.

 

ISO 30301 de 2013. Organización internacional de normalización. Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Requisitos.

 

ISO  30302 de 2013. Organización internacional de normalización. Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Directrices para la implementación. 

 

ISO 14533-1 DE 2013. Organización internacional de normalización. Procesos, elementos de datos y documentos en Comercio, Industria y Administración. Perfiles de firma a largo plazo. Parte 1. Perfiles de firma a largo plazo para firmas electrónicas avanzadas cms (CadES).

 

ISO 18492 DE 2013. Organización internacional de normalización. Preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónicos.

 

ISO 23081-1 de 2014.Organización internacional de normalización. Información y Documentación. Gestión de Metadatos para los registros. Parte 2: Aspectos Conceptuales y de Implementación.

 

ISO 14533-2 DE 2014. Organización internacional de normalización. Procesos, Elementos de Datos y Documentos en el Comercio, Industria y Administración. Perfiles de firma a largo plazo para firmas electrónicas avanzadas XML (XAdES).

 

Norma Técnica Colombiana-NTC-5029 -2004. Medición de Archivos.

 

Norma Técnica Colombiana-NTC-14001- 2004. Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso.

 

Norma Técnica Colombiana-NTC-27001 -2006. Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI). Requisitos.