¿Qué es la sigla SIGA-UD?

El SIGA-UD es el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

¿Definición del SIGA-UD?

Se define como el conjunto de elementos interrelacionados tales como: políticas, orientaciones, recursos, procesos, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar la confiabilidad, autenticidad, integridad, organización, disponibilidad y acceso a la información del soporte y medio de registro (análogo y digital).

¿Objetivo del SIGA-UD?

Establecer las directrices y principios archivísticos de carácter técnico, administrativo y procedimental orientados a garantizar la confiabilidad, autenticidad, integridad, organización, disponibilidad y acceso a la información, independiente del soporte y medio de registro (Análogo o Digital), permitiendo capitalizar el valor de sus recursos de información, convirtiéndolo en activos de conocimiento que contribuyan la conformación de la memoria institucional de la Ciudad y del País.

¿Funciones del SIGA-UD?

A. Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia, se lleven a cabo de una manera técnica.

B. Orientar los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia.

C. Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central.

D. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación, se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia.

E. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia.

F. Dar las instrucciones pertinentes a los archivos  de gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos.

G. Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares.

H. Velar porque las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a las normatividad y protocolos correspondientes.

I. Mantener actualizados: el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental.

J. Elaborar y mantener actualizados los manuales y procedimientos para la gestión documental, el archivo y la correspondencia.

K. Elaborar los instrumentos de control necesarios.

L. Citar el Comité de Archivos de la Universidad y hacer la Secretaria Técnica.

M. Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento de la unidad de archivo y correspondencia.

N. Coordinar el personal bajo su dirección.

O. Coordinar con las dependencias responsables del Sistema Integrado de Gestión y los órganos internos de control.

RESOLUCIONES:

1. Comité de Archivo:
 
 
2. Crea el SIGA-UD y modifica la composición y funciones del Comité de archivo de la UDFJC: